2020年3月17日，能源管理中心在三楼会议室召开学生公寓空调安装调度会，后勤管理处党总支书记、处长蔡文，工程技术科、能源管理中心负责人及三家空调安装企业代表参加。
会上，空调安装企业代表介绍了各自标段公寓空调线路敷设、墙体打孔安装方案，施工进度，施工人员安排和电表、线路、桥架等购置准备情况以及需要学校配合解决的问题。施工企业代表均表示要严格按照学校要求，努力克服新冠肺炎疫情带来的不利因素，倒排工期，争取在今年五月一日前完成空调安装，确保今年学生公寓房间空调的正常启用。
工程技术科孙力科长要求施工企业在公寓内施工时要注意对公寓内吊顶及落水管做好保护，避免野蛮施工，对既有设施造成毁坏。
能源管理中心主任梁家君对三家施工企业代表提出要求：一是各施工队伍尽快在各公寓内安装空调样板间；二是各施工队伍要加强与能源中心的沟通交流，施工时发现的问题要及时报告，中心组织配合落实或向后勤管理处汇报协调解决；三是各施工单位要加强人员管理，做到文明施工，对学生房间内放置的贵重物品要注意做好防护；四是要求施工队伍要及时清理施工垃圾。
蔡文在会上发言，对三家中标企业单位参与学校学生公寓空调建设提升改善学生生活条件表示衷心的感谢，希望空调安装服务企业要珍惜与学校合作的机会，把好事办好，让广大学生切实感受三家社会企业提供的优质、安全、便捷的服务。
会上，蔡文对三家社会服务企业空调安装提出了五点要求：一是要按照规定时间、保质保量完成空调安装。在施工进度上要加强管理，细化工程进度，加强进场人员与设备进货的合理化安排，有效控制施工进度，确保空调施工能按期完工投入使用。二是要重点把握施工质量，空调服务项目是一个长期的合作项目，施工质量好可以大量节省后期的维护保养。要提前做一个标准样板间，做到标准规范，让学校使用部门和学生进行评审通过后再全面实施。施工用材料由工程科负责审核把关验收，电线含铜量、外皮绝缘等是否合格，其他线槽、支架、落水管材质要与公寓现场环境相适宜，墙体材料承重不够时要进行加固防护，保证安全。希望三家企业严格要求施工人员进行标准化施工，确保施工质量。三是施工期间要注意做好对公寓内学生财产物品的保护，严禁因施工对学生的物品造成损坏或丢失。空调施工单位要加强对施工人员教育，明确相关责任，避免因学生物品丢失损坏引起学生对空调安装施工不满意。四是要严格落实学校关于疫情防控工作的相关要求，做好疫情防控工作。要加强对施工人员的日常规范管理和卫生防疫知识宣传，严格落实施工人员晨检和身体健康检测，进公寓施工前体温检测，施工场地房间下班前用84消毒液进行消毒喷洒，对施工人员健康状况坚持日报制度。五是空调设施和各种施工材料的备货要提前谋划落实，避开旺季，避免因各种因素造成备货不足，影响施工进度。
学生公寓空调安装是学校今年的一项重点民生工程，后勤处和能源管理中心为确保按时完成学生公寓空调安装任务，积极谋划，提早准备，召开本次调度会，尽量克服新冠疫情对空调安装施工的影响，督促空调服务单位抓紧制订方案，进场施工，确保防疫和空调安装两不误，确保今年夏天学生公寓空调投入使用。
