山东理工大学公共修缮工程管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为规范修缮工程管理,提高修缮效率及专项资金使用效益,增强工程修缮的计划性,从被动维修转变为计划性修缮,达到更好地为学校健康发展及为全校师生服务的目的。同时,本着廉政高效、监管到位、权责明晰的原则,制定本办法。

第二条  修缮指的是对公共建筑及设施进行的维护、保养、维修、抢修、更换和改造。

修缮工程的修缮对象为学校公共建筑及设施。不含住宅区、外单位驻校内机构用房。

第三条 水电暖冷、泵房、配电室、中水处理等由能源管理中心负责管理;公共建筑物及附属设施更换及改造由物业管理中心负责管理。公共建筑物供水供电供暖的总计量表、总配电柜、总阀门及其之前的管线设施由能源管理中心负责,之后的管线设施由物业管理中心负责。学生公寓及附属设施由公寓管理中心负责;学校经营性资产内部的修缮由资产管理处或经营者负责;学校的网络、通信设施的修缮由网络信息中心负责;学校的消防、安保、交通设施的修缮由保卫处负责,并参照本办法执行。

第四条  修缮工程分为维保、更换、改造和其他项目四类。维保是指对学校公共建筑及设施进行周期性的维护、保养、抢修及零修,以达到保证其在设计使用寿命内的正常使用,从而保障学校的正常运行的项目;更换是指已多次进行局部维修,仅能临时维持一段时间,不能保证长期使用,须下一年度列计划进行全面更换的项目;改造是指为适应学校的发展,改变、增加或延长公共建筑及设施原来的设计功能、用途和使用寿命,以满足新的要求的项目;其他项目是指学校遇重大活动或重大事件临时特批实施的项目和各部门自筹资金的项目。

第五条  修缮工程经费来源有三种:一是学校专项维修经费;二是各学院、各部门及各中心实体自筹经费;三是学校特批经费。后勤管理处是修缮工程的主要管理部门,能源管理中心和物业管理中心是修缮工程的主要实施单位。

第二章  维保项目

第六条 维保项目的管理由能源管理中心、物业管理中心和公寓管理中心负责,后勤管理处代表学校对能源管理中心、物业管理中心维保项目的管理实施监管。学生工作处代表学校对公寓管理中心维保项目的管理实施监管。

第七条  维保项目管理采用经费包干制,结余留转,超支不补。维保项目经费纳入学校专项维修经费管理。能源管理中心、物业管理中心和公寓管理中心根据各自的管理范围于每年的11月10日前提报下一年度的维保计划。初期经费包干额度由后勤管理处负责组织协调相关部门共同确定,以后每年的经费包干额度在上年基础上增加5-10%。如实际发生的抢修项目造价超过计划额度5%时,超出部分的抢修项目按相关规定审计后由财务处单独列支。经费包干额度报学校批准后由能源管理中心、物业管理中心和公寓管理中心负责组织实施。

第八条  能源管理中心、物业管理中心应制定相应的措施,明确责任,建立定期保养、日常巡检制度和接访报修回访流程。充分利用网络、电话、移动电话等设施扩大信息接收渠道,建立信息收集处理平台,对收集的信息做出快速反应;并建立快速反应维修队伍,确保维修抢修的及时性。建立各自负责范围内的建筑物及设施设备档案,明确维保周期、内容及要求,责任到人,以保证其在合理的使用年限内正常工作。

第九条 报修项目应在接到报修后1小时内到达现场,并应于当天修复,如不能做到应与报修者提前沟通,说明原因并约定维修及修复的时间。

第十条 抢修项目应在接到抢修任务后20分钟内到达现场进行处理,并应于当天修复。如当天不能修复,须上报后勤管理处,说明原因并确定修复时间。

第十一条 后勤管理处采取定期或不定期检查巡视、设立监督电话等方式进行监管。如在检查巡视中发现问题,或接到投诉并确认属实,或发生局部性跑冒滴漏处理不及时,由后勤管理处向责任部门下达限期整改通知书,责任部门须在要求期限内认真整改;如因管理不到位或处理不及时造成事故,情况特别严重的,或发生安全责任事故的,将核减责任部门维保经费,并追究当事人及部门负责人责任。

第十二条 能源管理中心及物业管理中心的包干经费由后勤管理处根据监管情况,及时给予拨付。

第三章  更换项目

第十三条  更换项目的管理由能源管理中心、物业管理中心负责,后勤管理处代表学校对更换项目的管理实施监管。

第十四条  更换项目经费纳入学校专项维修经费管理。能源管理中心、物业管理中心根据各自管理范围于每年11月10日前提报下年度的更换项目建议书。后勤管理处负责组织协调学校相关部门对其进行审核,并确定更换项目及预算额度,报学校批准后由物业管理中心和能源管理中心组织实施。后勤管理处根据维修结果划拨维修经费。

第四章  改造项目

第十五条  改造项目的管理由后勤管理处负责。

第十六条  改造项目管理采用专项立项管理。提报单位须在每年的11月10日前提报下一年度的改造计划。后勤管理处负责组织成立论证小组,对改造计划进行论证,出具论证报告并由论证小组人员会签。后勤管理处根据论证报告于11月30日前提出下一年度专项计划。

第十七条  专项计划报学校批准后纳入学校专项维修经费管理。由后勤管理处负责立项实施。实施过程中的大宗材料采购按本办法第三十三条执行。

对工程专业性及施工资质要求不强,且能源管理中心、物业管理中心可独立承担施工任务的项目由能源管理中心、物业管理中心承担,但不能分包;对工程专业性及施工资质要求较强的项目,按学校相关规定提交校招标办确定施工队伍。

第十八条  对由能源管理中心或物业管理中心实施的项目,结算方式按项目实施时现行定额并扣除已定价项目和材料后下浮10%,定额人工费按最近发布的张店地区最低标准执行。

第五章  其它项目

第十九条  其它项目含学校特批项目,各部门、单位和后勤实体自筹经费的项目。

第二十条  其它项目采用专项立项管理。

第二十一条  学校特批项目下达后,管理部门按有关程序组织实施,必要时可由能源管理中心或物业管理中心先行组织实施。结算方式可按本办法第十八条执行,或由校招标办组织议标确定结算方式。

第二十二条  各部门、单位和后勤实体自筹经费的项目立项由提报单位负责;项目实施由后勤管理处负责,提报单位协助。提报单位书面提出项目可行性报告,说明项目的内容、必要性、经费来源及预算。预算超过5万元,须由提报单位分管校领导批准。项目提报单位负责组织论证小组进行论证,论证通过并经学校批准后立项。

第六章  招投标及合同管理

第二十三条 大宗材料采购、施工队伍和外协单位的确定须按学校相关制度提交学校招标办公室确定。

第二十四条  项目管理部门在招标前应明确招标内容、工艺、技术指标及质量标准,编制招标文件。招标项目不属于通用材料或工艺,且项目预算在5万元以上时应先进行充分市场调研。由招标办组织对潜在投标人进行考察,并出具由全体考察人员签字的考察报告。

招标前应就招标内容、工艺、技术指标及要求与潜在投标人充分沟通,带领潜在投标人实地勘察现场,必要时在招标前召开招标说明会。

第二十五条 对项目预算在1万元以上的必须签定合同,并按学校相关制度套用制式合同。对不能套用制式合同的由各管理部门负责拟定合同条款,但必须经法律事务室及招标办审核。

第二十六条  在合同中应明确工期、工艺、技术要求、验收标准、违约责任、及大约合同金额等内容。工程开工后可预付不超过合同额30%的材料款,工程完工验收合格后可预付不超过合同额70%的进度款。保修期不应少于国家规定的保修期限,且不应少于一年,有防水要求的不应低于五年。保修金留取不少于项目总造价的5%。

第二十七条 大宗材料采购及施工队伍的确定采用黑名单制管理。对列入黑名单的供货商或施工队伍,将拒绝再次由其供货或承担我校的施工任务。

有下列情况之一者将其列入黑名单:在招投标中弄虚作假者;串标、围标、恶意中标后又放弃者;以次充好,所供商品与招标要求不符并拒不退换者;偷工减料,不按规范及甲方要求施工者;拒不执行合同者;有商业欺诈或违约、违法的不良记录者;曾发生过重大安全责任事故者;与我校有合同纠纷者;被我校招标办或监察处认定的有不良记录者。

第七章  项目实施

第二十八条 项目实施采用项目负责人制,在项目实施前明确项目负责人。必要时可聘请监理公司进行监理。涉及建筑物主体或安全的维修改造项目必须由设计部门提供设计方案。

第二十九条  项目负责人在施工前应明确施工方案、施工工艺、技术要求及验收标准,并与施工单位进行书面交底。必要时可要求施工单位先制作样板间,验收确认后再全面展开施工。

项目实施过程中项目负责人应深入现场,做好记录,对每个分部分项施工节点、隐蔽工程及材料的进场进行验收并签字确认。

项目负责人应对项目的质量负责,如在保修期内出现质量问题,应由项目负责人负责联系、督促原施工单位及时维修,同时,项目负责人应找出原因并书面做出说明。如果确定是主观因素造成的追究项目负责人责任。

第三十条  隐蔽工程须留影像资料。工程签证及变更须由分管负责人审批。

第三十一条 施工单位开工前应明确施工负责人,并提交开工报告,批准后方可开工。对每个分部分项施工节点及隐蔽工程,施工单位须先进行自检,合格后再由项目负责人验收。验收未通过不得进行下一道工序。

第三十二条 施工单位开工前须提交材料计划表,明确材料数量、规格型号、质量要求等。

确定由甲方供材的,材料价值在3万元以上的按学校相关规定提交校招标办公室确定;材料价值在3万元以下1万元以上的由项目主管部门会同校招标办、使用部门共同考察确定;材料价值在1万元以下的由项目主管部门会同使用部门共同考察确定。

确定由乙方供材的,其中水泥、木材、钢材、电线电缆、商品混凝土、及沙石、砖瓦、砌块等地材的价格可由同期的《淄博工程造价指南》确定;其它材料价值在1万元以上的,由项目主管部门会同校招标办、使用部门共同进行市场考察后出具考察报告,由考察人员会签后确定价格;材料价值在1万元以下的由项目主管部门会同使用部门共同进行市场考察后出具考察报告,由考察人员会签后确定价格。

第三十三条 所有进场材料必须具有合格证,主材必须具有合格证及检测报告。所有进场材料必须经项目负责人和施工单位依据招标文件、合同及相关技术标准共同验收。

第三十四条 施工单位须在完工前办理各种签证及变更手续,逾期不予认可。对在项目实施过程中拆除的有回收价值的旧料应报资产管理部门处理。

第三十五条 能源管理中心、物业管理中心和公寓管理中心对各自负责范围内的安全文明施工负责,制定相应安全文明施工措施,并确定一名专职安全文明施工责任人,确保无安全责任事故发生。有明确要求的岗位应按要求培训并持证上岗。

第三十六条 施工结束后,施工单位应在两周内提交验收材料。项目管理部门在接到验收申请后,先确定是否达到验收条件,如未达到验收条件,应说明原因,书面回复施工单位。如达到验收条件,应在两周内组织相关部门进行验收。工程造价在5万元以上的必须出具验收报告,在5万元以下时,可由验收人员在发票上签字认可。

第三十七条  验收合格后,应做好与使用或管理部门及维保管理部门的交接工作,并明确告知保修时间、保修内容及注意事项。保修期内的保修事宜由项目实施管理部门负责。保修期满后,项目实施管理部门组织使用或管理部门及维保部门验收,验收合格后与维保管理部门做维修责任交接。

第八章  项目的预算、结算及审计

第三十八条 项目造价1万元以上的必须编制预算并送计划财务处和审计处审核,1万元以下的由项目管理部门审计。在合同中已确定总金额,最终没有变动的不再审计。

第三十九条  施工单位应在项目验收合格后三周内提交审计资料。

第四十条  项目管理部门应在收到审计资料后一周内对审计资料进行审查,如不合格向施工单位书面说明情况并将验收资料退回。审计资料合格并经分管负责人批准后一周内送交审计部门审计。

第四十一条  工程项目金额在5万元以上的附审计报告、验收报告及合同,由管理部门负责人及项目负责人签字后结算;金额在1至5万元的附审计报告及合同,由管理部门负责人、项目负责人及验收人员签字后结算;金额在1万元以下的由管理部门负责人、项目负责人及验收人员签字后结算。

第四十二条  在合同中已确定总金额,最终没有变动的附合同、立项审批表由管理部门负责人、项目负责人、验收人员签字后结算。

第四十三条  结算手续齐全,应在项目实施单位出具发票后七日内办理结算,如不能及时结算,应向项目实施单位说明原因,并告知结算时间,项目必须在合同约定时间结算完毕。

第九章  项目归档

第四十四条 各管理部门应就各自管理范围内的建筑物及设施设备建立台帐,实施档案管理。档案管理的内容应包括:建筑物及设施设备的基本信息、修缮基本信息、论证报告、立项审批表、招投标资料、材料考察报告、合同、施工方案、验收记录、各种签证变更、验收报告、审计报告、影像资料等。档案管理应由经过专业培训的专人负责。

第四十五条  项目负责人在项目结束后一个月内须将相关资料文件交档,并做好交档手续。

第四十六条  对周期性修缮项目,应确定修缮周期及修缮内容。由档案管理人员根据修缮周期,于每年的11月份提出下年度周期性修缮建议。

第十章  廉政建设

第四十七条  项目实施全过程接受学校纪委监察处等相关部门的监督、检查;及时提供相关部门需要的有关资料;随时接受并配合学校督察及审计工作。

第四十八条 项目管理部门应出台廉政工作管理措施,定期对全体工作人员进行各种形式的廉政教育。将廉政工作纪律及规定明确告知项目实施单位,请对方配合并监督。

第四十九条  项目管理部门的各项工作流程、审批程序及审批结果应公开透明,自觉接受并主动邀请相关部门进行监督。

第十一章  附  则

第五十条  本办法由后勤管理处负责解释。

第五十一条  本办法自公布之日起执行,原《山东理工大学修缮工程管理办法》(鲁理工大办发〔2012〕7号)同时废止。

 


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